Tại MGM Event, chúng tôi tin rằng một sự kiện thành công không nằm ở ngân sách lớn, mà ở cách đầu tư thông minh và quản trị chi phí hiệu quả. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm chương trình lớn nhỏ, MGM Event chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, trải nghiệm khách mời và hình ảnh thương hiệu.
1. Phân bổ ngân sách tổ chức sự kiện hợp lý theo tỷ lệ %
Theo kinh nghiệm thực tế của MGM Event, việc phân bổ ngân sách khoa học ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và hạn chế tối đa phát sinh.
Địa điểm & hậu cần: 20–30%
Bao gồm:
-
Thuê không gian tổ chức
-
Setup sân khấu, bàn ghế, backdrop
- Điện, nước, vệ sinh, hậu cần
Giải pháp từ MGM Event:
Ưu tiên các địa điểm đã có sẵn sân khấu, màn hình LED và hệ thống âm thanh cơ bản để tiết kiệm đáng kể chi phí thuê thiết bị bên ngoài.
Âm thanh – ánh sáng – màn hình LED: 20–25%
Bao gồm:
-
Hệ thống loa, micro
-
Đèn sân khấu, hiệu ứng ánh sáng
-
Màn hình LED trình chiếu
Khuyến nghị từ MGM Event:
Lựa chọn cấu hình thiết bị phù hợp quy mô sự kiện, tránh đầu tư quá mức cho những hạng mục không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo trải nghiệm nghe – nhìn chuyên nghiệp.
Ẩm thực (tiệc/tea break): 25–35%
Bao gồm:
-
Tiệc trưa hoặc tiệc tối
-
Tea break giữa giờ
-
Nước uống
Mẹo tối ưu từ MGM Event:
-
Xác định chính xác số lượng khách tham dự
-
Ưu tiên set menu cho sự kiện quy mô vừa và nhỏ để hạn chế lãng phí
Nhân sự & vận hành: 10–15%
Bao gồm:
-
MC, lễ tân, kỹ thuật viên
-
Điều phối chương trình
-
An ninh, hỗ trợ hậu cần
Giải pháp hiệu quả:
Sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của MGM Event giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, đảm bảo vận hành đồng bộ và giảm thiểu rủi ro trong suốt chương trình.
Truyền thông – thiết kế – quà tặng: 5–10%
Bao gồm:
-
Thiết kế backdrop, banner, standee
-
Chụp ảnh, quay video
-
Quà tặng khách mời
Định hướng từ MGM Event:
Tập trung vào những hạng mục truyền thông mang lại hiệu quả cao, tránh đầu tư dàn trải gây lãng phí ngân sách.
2. Mẹo cắt giảm chi phí thừa khi tổ chức sự kiện – Góc nhìn MGM Event
✅ Chọn địa điểm “đa năng”
Địa điểm tích hợp sẵn âm thanh, ánh sáng và màn hình LED có thể giúp tiết kiệm 15–30% chi phí thiết bị.
✅ Tối giản kịch bản – tập trung trải nghiệm cốt lõi
Một kịch bản gọn gàng, mạch lạc luôn mang lại cảm giác chuyên nghiệp và hiệu quả hơn so với chương trình quá nhiều tiết mục.
✅ Tận dụng thời gian tổ chức
Tổ chức sự kiện vào ngày trong tuần hoặc khung giờ thấp điểm giúp doanh nghiệp có mức giá thuê địa điểm và thiết bị tốt hơn.
✅ Làm việc với một đơn vị tổ chức sự kiện tổng thể
MGM Event đóng vai trò một đầu mối duy nhất, giúp:
-
Báo giá minh bạch
-
Gộp chi phí thiết bị – nhân sự
-
Hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch
3. Những hạng mục MGM Event khuyến nghị không nên cắt giảm
Không nên tiết kiệm quá mức ở:
-
Âm thanh – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời
-
Nhân sự điều phối & kỹ thuật
-
An toàn, điện, phòng cháy chữa cháy
Theo MGM Event, chất lượng sự kiện được đo bằng trải nghiệm của khách tham dự, không phải bằng con số ngân sách.
4. Kết luận – Giải pháp tối ưu ngân sách cùng MGM Event
Tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện là một chiến lược dài hạn, không phải cắt giảm mọi chi phí. Với cách phân bổ hợp lý, lựa chọn đúng đối tác và tập trung vào giá trị cốt lõi, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – hiệu quả – đúng ngân sách.
MGM Event sẵn sàng tư vấn giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hình ảnh và trải nghiệm chương trình.