Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động diễn ra thường niên của nhiều doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động này là củng cố mối quan hệ mật thiết đối với khách hàng và thu hút thêm đông đảo lượng khách tiềm năng cho công ty, doanh nghiệp. Vậy cụ thể việc tổ chức này cần những bước gì chúng ta hãy cùng tìm hiểu!
Tổ chức hội nghị khách hàng đem đến nhiều lợi ích ưu việt cho doanh nghiệp
1.Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?
Trong thời đại hiện nay thì tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành sự kiện diễn ra phổ biến. Đối tượng hướng đến của hội nghị là khách hàng và các đối tác của công ty, doanh nghiệp. Các hoạt động diễn ra xoay quanh buổi hội nghị thường bao gồm: tri ân khách hàng thân thiết, giới thiệu sản phẩm chủ chốt, trưng cầu ý kiến của những người tham dự nhằm mục đích gắn kết và gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.
Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của nhiều doanh nghiệp
2. Các bước để tổ chức thành công hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng không phải là việc làm bộc phát mà bao gồm nhiều quy trình, giai đoạn, yêu cầu sự tham gia của nhiều người. Để tổ chức một hội nghị khách hàng cơ bản cần những bước sau đây:
2.1 Xác định mục tiêu của việc tổ chức hội nghị
Điều đầu tiên khi bạn muốn tổ chức hội nghị là đề ra được mục tiêu cơ bản của sự kiện. Thông thường các công ty, doanh nghiệp thường tổ chức các hội nghị với mục đích tri ân, quảng bá sản phẩm mới hoặc tổng kết thường kỳ cuối năm. Sau khi có được mục tiêu rõ ràng quý khách có thể đề ra bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và đánh giá được mức độ thành công của sự kiện sau khi hội nghị kết thúc.
Cần xác định rõ mục tiêu để tổ chức hội nghị thành công
2.2 Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị khách hàng
Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và căn cứ vào lịch trình của đa số khách hàng mà bạn có thể lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị phù hợp. Tiếp đó tùy theo đối tượng khách hàng chủ yếu và quy mô tổ chức, doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện. Thông thường các doanh nghiệp, công ty thường lựa chọn địa điểm tổ chức ở các trung tâm hội nghị của tỉnh, quốc gia hoặc phòng hội nghị ở các khách sạn cao cấp. Việc lựa chọn nơi diễn ra hội nghị cần chú trọng đến yếu tố tiện nghi và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
2.3 Thống kê khách mời tham gia hội nghị
Con người là yếu tố không thể thiếu quyết định đến chất lượng của buổi hội nghị. Dựa vào những thống kê của hệ thống doanh nghiệp bạn cần đưa ra được danh sách các khách hàng tiềm năng nhất có thể tham gia hội nghị. Sau khi chốt được số lượng, thông tin của khách sẽ đến bước gửi thư mời có đầy đủ địa điểm, thời gian và mục đích của buổi tổ chức hội nghị khách hàng.
Cần thống kê số lượng khách hàng tham dự hội nghị khách hàng
2.4 Xây dựng kịch bản chi tiết khi tổ chức hội nghị
Việc xây dựng kịch bản chi tiết có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tổ chức hội nghị. Công đoạn này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình thực hiện, giúp cho việc tổ chức diễn ra liền mạch, hợp lý đồng thời tạo được điểm nhấn đối với những người tham gia. Trong kịch bản cũng cần đề cập đến những dự phòng đối với các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Trên thực tế việc lên ý tưởng và xây dựng kịch bản thường được các công ty, doanh nghiệp giao cho các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để sự kiện diễn ra bài bản, chuyên nghiệp hơn.
Tại sao nên lựa chọn MGM Event là đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng?
MGM Event là công ty chuyên cung cấp đến quý khách những dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp từ âm thanh, ánh sáng, background đến thư mời, quà tặng tri ân khách mời tham dự.
Tùy thuộc vào phương châm và sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm của MGM Event sẽ lên kế hoạch chi tiết, cụ thể phù hợp với điều kiện thực tế. Với sự tham gia trực tiếp của MGM Event bạn sẽ có được một bản kế hoạch ấn tượng và đảm bảo phân bố ngân sách một cách tiết kiệm nhất!
MGM Event sẽ giúp bạn có được những bản kế hoạch tuyệt vời nhất
Đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp vào quá trình diễn ra hội nghị: Điều phối viên, người dẫn chương trình, PG đều được đào tạo bài bản, thuần thục trong công việc và có khả năng phản ứng nhanh nhạy với các sự cố phát sinh ngoài dự đoán.
Với mối quan hệ bền chặt với hàng nghìn đối tác khách sạn 2 đến 6 sao trên cả nước, công ty cam kết giúp quý khách lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng chất lượng với mức giá cực kỳ ưu đãi.
MGM Event hân hạnh đồng hành cùng quý khách làm nên thành công của hội nghị
MGM có ưu thế nhiều năm trong lĩnh vực vận tải chính vì thế khi sử dụng dịch vụ của công ty bạn có thể được phục vụ bởi những dòng xe cao cấp, chất lượng với mức giá thấp hơn nhiều so với thị trường.
Nếu quý khách đang cần tìm một công ty chuyên tổ chức hội nghị khách hàng uy tín, chất lượng thì hãy liên hệ ngay MGM Event để được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng nhất!
CÔNG TY SỰ KIỆN QUỐC TẾ MGM
Xưởng sản xuất đạo cụ: 169 Hồ Học Lãm, Phường An Lạc, Quận Bình Tân,Tp.HCM
Kho thiết bị sự kiện: Số 4, KDC Lê Thành, An Lạc, Quận Bình Tân, TpHCM
Chi nhánh Bà Rịa Vũng Tàu: Số 11 đường Tú Mỡ, Phường Phước Hiệp, Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu