ổ chức hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp tri ân khách hàng, kết nối đối tác và khẳng định vị thế thương hiệu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều hội nghị gặp sự cố ngoài mong muốn nếu thiếu kinh nghiệm tổ chức và kịch bản dự phòng.
Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm chương trình lớn nhỏ trên toàn quốc, MGM chia sẻ những rủi ro thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng và giải pháp ứng phó chuyên nghiệp.
1. Rủi ro thời tiết khi tổ chức hội nghị khách hàng ngoài trời
Các hội nghị khách hàng kết hợp du lịch, team building hoặc gala outdoor thường chịu ảnh hưởng trực tiếp từ thời tiết.
Giải pháp của MGM:
– Luôn xây dựng phương án B (không gian trong nhà hoặc khu vực che chắn)
– Chuẩn bị nhà bạt, mái che, sàn chống trơn trượt
– Theo dõi dự báo thời tiết sát ngày diễn ra
– Linh hoạt điều chỉnh timeline chương trình
MGM không để thời tiết làm gián đoạn trải nghiệm khách hàng.
2. Sự cố kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, mất điện
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED là yếu tố cốt lõi khi tổ chức hội nghị khách hàng. Sự cố kỹ thuật có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp.
Giải pháp của MGM:
– Trang bị máy phát điện dự phòng
– Test kỹ thuật nhiều vòng trước sự kiện
– Chuẩn bị thiết bị thay thế (micro, laptop, dây kết nối)
– Đội ngũ kỹ thuật trực xuyên suốt chương trình
3. Khách mời tham dự quá đông so với dự kiến
Trong nhiều hội nghị tri ân, số lượng khách đến vượt dự kiến là tình huống thường gặp.
Giải pháp của MGM:
– Chuẩn bị dư 5–10% ghế ngồi, tiệc, quà tặng
– Bố trí đội lễ tân chuyên nghiệp, xử lý nhanh tại khu vực check-in
– Điều chỉnh layout không gian linh hoạt
– Phối hợp chặt chẽ với địa điểm tổ chức
4. Khách mời tham dự ít hơn dự kiến
Ngược lại, một số hội nghị khách hàng gặp tình trạng vắng khách do lịch trình thay đổi hoặc yếu tố khách quan.
Giải pháp của MGM:
– Điều chỉnh không gian để vẫn đảm bảo tính trang trọng
– Linh hoạt thay đổi kịch bản MC, tăng tương tác
– Đẩy mạnh ghi hình, chụp ảnh phục vụ truyền thông sau hội nghị
– Tận dụng livestream, video recap để lan tỏa sự kiện
5. Rủi ro về nhân sự và truyền thông
MC nói nhầm, diễn giả đến trễ hoặc phản hồi tiêu cực từ khách mời là những tình huống có thể xảy ra khi tổ chức hội nghị khách hàng.
Giải pháp của MGM:
– Luôn có kịch bản thay thế và nhân sự dự phòng
– Một đầu mối xử lý thông tin, phản hồi nhanh chóng
– Truyền thông minh bạch, tích cực và đúng thời điểm
– Đặt trải nghiệm khách mời và uy tín doanh nghiệp lên hàng đầu
MGM EVENT – SÁNG TẠO TẬN TÂM, NÂNG TẦM SỰ KIỆN
- Hotline: 0925 209 209
- Di động: 0913 777 105
-
Địa chỉ: 88 Hoàng Văn Hợp, Phường An Lạc, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
MGM không chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu ý tưởng, kịch bản đến vận hành và xử lý rủi ro, đảm bảo mỗi sự kiện diễn ra chỉn chu, hiệu quả và đúng mục tiêu.